Das Wichtigste in Kürze
- 70 % absetzbar: Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, soweit sie angemessen und nachgewiesen sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die Vorsteuer ist dagegen in voller Höhe abziehbar (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).
- Pflichtangaben: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe. Bei einer Bewirtung im Restaurant genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern auf dem Beleg; die Rechnung ist beizufügen.
- Zeitnah und unterschrieben: Erstellen Sie den Beleg direkt nach dem Essen und unterschreiben Sie ihn. Nachträglich rekonstruierte Angaben erkennt das Finanzamt oft nicht an.
Rechenbeispiel: Was Sie absetzen können
Restaurantrechnung für ein Essen mit zwei Kunden: 200,00 € netto zuzüglich Umsatzsteuer.
- Als Betriebsausgabe abziehbar: 140,00 € (70 % von 200,00 €).
- Nicht abziehbar: 60,00 €. Buchen Sie diesen Teil auf ein eigenes Konto für nicht abziehbare Bewirtungskosten; er muss getrennt aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).
- Die Umsatzsteuer der Rechnung ziehen Sie vollständig als Vorsteuer ab, wenn die Rechnung ordnungsgemäß ist.
- Ein Trinkgeld von 15,00 € ist ebenfalls zu 70 % abziehbar (10,50 €); Umsatzsteuer enthält es nicht.
Anforderungen an die Restaurantrechnung
Die Finanzverwaltung verlangt eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung aus einem Kassensystem mit technischer Sicherheitseinrichtung (BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021). Darauf müssen stehen:
- Name und Anschrift der Gaststätte, Steuernummer oder USt-IdNr.,
- Datum, Rechnungs- bzw. Transaktionsnummer,
- die einzelnen Speisen und Getränke mit Menge und Preis – „Speisen und Getränke“ allein reicht nicht,
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag,
- bei Rechnungen über 250 € zusätzlich Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens.
Ein einfacher Kartenzahlungsbeleg ersetzt die Rechnung nicht.
Geschäftspartner, Mitarbeiter oder privat?
- Geschäftspartner, Kunden, Interessenten: 70-%-Regel und dieser Beleg.
- Nur eigene Mitarbeiter (z. B. Teamessen): keine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass – die Kosten sind voll abziehbar, es gelten aber lohnsteuerliche Grenzen, etwa 110 € je Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG).
- Private Anlässe wie der eigene Geburtstag sind nicht abziehbar, auch wenn Geschäftspartner eingeladen sind.
Bewirtungen in der eigenen Wohnung erkennt das Finanzamt nur mit guter Begründung an – dann brauchen Sie auch Einzelbelege für Speisen und Getränke.
Typische Fehler
- Zu allgemeiner Anlass: „Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ genügen nicht. Besser: „Besprechung Angebot Website-Relaunch mit Beispiel AG“.
- Teilnehmer fehlen: Alle Personen gehören auf den Beleg, auch Sie selbst.
- Keine Unterschrift oder erst Monate später ausgefüllt.
- Handschriftliche Quittung statt Kassenrechnung – das ist nur ausnahmsweise zulässig, etwa wenn die Gaststätte kein elektronisches Kassensystem nutzt.
Rechtsgrundlagen & Quellen
- § 4 EStG – Abs. 5 Nr. 2 (Bewirtung) und Abs. 7 (gesonderte Aufzeichnung)
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug bei Bewirtung (Abs. 1a)
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge (250 €)
- § 19 EStG – Betriebsveranstaltungen (Abs. 1 Nr. 1a)
- § 147 AO – Aufbewahrung (acht Jahre für Belege)
Gesetzesstand geprüft am 26. September 2026.
Häufige Fragen
Muss der Bewirtungsbeleg auf der Rückseite der Rechnung stehen?
Nein. Ein eigenes Blatt ist zulässig, wenn es fest mit der Rechnung verbunden ist, etwa zusammengeheftet, oder bei digitaler Ablage eindeutig zugeordnet wird.
Gilt die 70-%-Regel auch für Kleinunternehmer?
Ja, die Einkommensteuer-Regel gilt für alle Unternehmer. Kleinunternehmer ziehen allerdings keine Vorsteuer ab und setzen daher 70 % des Bruttobetrags an.
Kann ich Getränke bei einer Besprechung im Büro absetzen?
Kaffee, Tee, Wasser und Gebäck bei Besprechungen gelten als Aufmerksamkeiten und sind in der Regel voll abziehbar; ein Bewirtungsbeleg ist dafür nicht nötig.
Wie lange muss ich Bewirtungsbelege aufbewahren?
Als Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO in der seit 2025 geltenden Fassung).
Diese Vorlage und die Hinweise dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei hohen Beträgen, Fristen vor Gericht oder unklarer Rechtslage lassen Sie sich anwaltlich beraten.
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