Das Wichtigste in Kürze
- Nur als Ausnahme: Ein Eigenbeleg ist zulässig, wenn es keinen Fremdbeleg gibt oder er verloren ist. Häufen sich Eigenbelege oder geht es um hohe Beträge, kann das Finanzamt die Ausgabe schätzen oder ablehnen.
- Kein Vorsteuerabzug: Aus einem Eigenbeleg dürfen Sie keine Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen – dafür ist eine ordnungsgemäße Rechnung nötig (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Setzen Sie den Bruttobetrag als Betriebsausgabe an.
- Aufbewahrung: Buchungsbelege, auch Eigenbelege, müssen Sie acht Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO, seit 2025).
- Nicht für Geschäftsessen: Für Bewirtungen in einer Gaststätte verlangt das Gesetz die Rechnung des Restaurants (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Ein Eigenbeleg ersetzt sie nicht – fragen Sie bei Verlust nach einer Rechnungskopie.
Wann ein Eigenbeleg akzeptiert wird
Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) braucht jede Buchung einen Beleg. Wo kein Fremdbeleg existiert, tritt der Eigenbeleg an seine Stelle. Typische Fälle:
- Parkuhren und Automaten ohne Quittung,
- Trinkgelder, sofern sie nicht auf der Rechnung stehen,
- verlorene oder ausgeblichene Kassenbons (Thermopapier),
- kleine Barzahlungen an Privatpersonen, etwa auf dem Flohmarkt.
Bemühen Sie sich zuerst um eine Ersatzquittung oder Rechnungskopie beim Händler. Erst wenn das nicht möglich ist, erstellen Sie den Eigenbeleg – möglichst zeitnah.
Beispiel: verlorene Tankquittung
Sie tanken am 2. September 2026 für 78,40 € auf einer Dienstfahrt und verlieren den Bon.
- Zahlungsart: EC-Karte – der Kontoauszug zeigt Tankstelle, Datum und Betrag. Tragen Sie ihn als ergänzenden Nachweis ein.
- Betrieblicher Anlass: „Fahrt zum Kunden Beispiel GmbH, Hamburg, Firmenwagen B-MM 123“.
- Buchung: 78,40 € als Betriebsausgabe (Kraftstoff), ohne Vorsteuerabzug.
Wer die Tankstelle nach einer Rechnungskopie fragt, bekommt oft einen Beleg mit ausgewiesener Umsatzsteuer – dann ist auch der Vorsteuerabzug möglich.
Was auf einen Eigenbeleg gehört
- Datum der Ausgabe und Bruttobetrag,
- Zahlungsempfänger mit Name und Ort,
- Art der Ware oder Leistung,
- der betriebliche Anlass, so konkret wie möglich,
- der Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt,
- Ausstellungsdatum und Unterschrift.
Legen Sie vorhandene Nachweise bei, etwa Kontoauszug, Terminkalender oder Fahrtenbuch. Sie machen den Eigenbeleg deutlich glaubwürdiger.
Rechtsgrundlagen & Quellen
- § 147 AO – Aufbewahrungsfristen
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug
- § 4 EStG – Gewinnbegriff, Betriebsausgaben
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung
Gesetzesstand geprüft am 26. September 2026.
Häufige Fragen
Bis zu welchem Betrag ist ein Eigenbeleg erlaubt?
Eine feste Grenze gibt es nicht. In der Praxis akzeptieren Finanzämter Eigenbelege vor allem für kleinere Beträge; je höher der Betrag, desto wichtiger sind ergänzende Nachweise.
Darf ich aus einem Eigenbeleg die Vorsteuer ziehen?
Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG voraus. Der Eigenbeleg deckt nur den Bruttobetrag als Betriebsausgabe.
Muss ich den Eigenbeleg unterschreiben?
Ja. Mit der Unterschrift bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben. Bewahren Sie den Beleg zusammen mit den übrigen Belegen des Monats auf.
Kann ich Eigenbelege auch privat verwenden, etwa für die Steuererklärung?
Für Werbungskosten als Arbeitnehmer können Sie ebenfalls einen Eigenbeleg erstellen, zum Beispiel für Fachliteratur vom Flohmarkt. Auch hier sollten weitere Nachweise die Angaben stützen.
Diese Vorlage und die Hinweise dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei hohen Beträgen, Fristen vor Gericht oder unklarer Rechtslage lassen Sie sich anwaltlich beraten.
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